Archivio Dipendenti con Foto è un software studiato per registrare i dati anagrafici dei dipendenti di una qualsiasi realtà lavorativa acquisendo anche la loro foto con una WebCam o importandola dall’esterno in formato Jpeg. Inoltre, il programma mette a disposizione una potente app per protocollare documenti cartacei e digitali adatta sia a studi professionali sia a un utilizzo privato, permettendo di creare schedari documentali consultabili con estrema facilità. I documenti archiviati possono essere recuperati in modo semplice e veloce utilizzando come filtri di ricerca le informazioni inserite dall’utente nelle schede descrittive.

L’applicazione Anagrafica Dipendenti consente di schedare dettagliatamente i propri lavoratori indicando, per ognuno, il cognome e nome, la cittadinanza, l’importo della rata stipendiale, il luogo e la data di nascita, il codice fiscale, la partita IVA, l’indirizzo di residenza, le qualifiche possedute, i familiari a carico, l’IBAN bancario su cui accreditare lo stipendio, il recapito telefonico e l’indirizzo e-mail.

La scheda anagrafica permette, inoltre, di prendere nota della prossima scadenza contrattuale al fine di essere avvertiti per tempo quando bisognerà rinnovare il contratto di lavoro, specificando con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Il pulsante Scadenze consente di visualizzare l’elenco dei dipendenti con contratti in scadenza o già scaduti. Il pulsante Scaduti mostra, invece, il riepilogo soltanto dei contratti scaduti.

Per allegare una foto del dipendente, si può acquisirne l’immagine con la propria WebCam attivabile tramite il pulsante Acquisisci foto. La foto del dipendente viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E’ comunque possibile visualizzare l’immagine a tutto schermo facendo clic sull’icona dello zoom. Se si preferisce, anziché fotografare il dipendente con una WebCam, si può scattargli una foto in formato Jpeg con una macchina fotografica digitale e importarla nella scheda anagrafica.

A ciascuna scheda è possibile allegare non solo una foto del lavoratore ma anche file esterni di ogni genere che potrebbero contenere, ad esempio, l’immagine scannerizzata della carta di identità o la copia digitale di qualsiasi altro documento.

Il pulsante Duplica serve a registrare più velocemente una nuova scheda anagrafica simile ad una già presente in archivio. Tale funzione può essere utile, ad esempio, se il nuovo dipendente da registrare è parente di un lavoratore già in archivio e ha quindi molti dati in comune.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del dipendente, dell’IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato.

Il pulsante Trova permette di trovare le schede dei lavoratori in archivio utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l’elenco di tutti i dipendenti in possesso di determinate qualifiche, oppure di quelli che risiedono in una certa città o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo Note.

La scheda di ciascun dipendente può essere visualizzata in anteprima o stampata su carta con o senza foto, mentre l’intero archivio del programma può essere esportato in un file di Excel.

L’applicazione Schedario Documenti è un database in cui catalogare documenti di qualsiasi genere, sia quelli isolati sia quelli facenti parte di un più ampio fascicolo o pratica. E’ quindi possibile sfruttare questa app per l’archiviazione di pratiche di ufficio, documenti legali, direttive, circolari, posta o altro materiale cartaceo di proprio interesse.

In ogni scheda si può indicare il nome del documento, il numero di protocollo ad esso assegnato, il nome e l’indirizzo di chi ha prodotto il documento, la data in cui il medesimo documento è stato prodotto, il nome e l’indirizzo del destinatario, la data di ricezione, l’oggetto del documento, la tipologia, la classificazione, il riferimento all’eventuale fascicolo contenitore del documento, il formato, il numero di pagine, gli allegati, i riferimenti ad altra documentazione, il livello di riservatezza, il software con cui il documento è stato creato, il luogo di conservazione dell’originale cartaceo, i soggetti citati nel documento e ogni ulteriore annotazione.

E’ possibile allegare a ciascuna scheda il file contenente la copia digitale del documento descritto se si è provveduto a scannerizzarlo.

Il pulsante Duplica è utile quando si deve creare la scheda di un documento molto simile ad un’altra già presente in archivio.

Il pulsante Allega file permette di allegare alla scheda del documento file di qualsiasi genere che potrebbero contenere materiale in formato digitale a cui il medesimo documento fa riferimento.

La casella Da completare va spuntata per indicare che il documento è in fase di lavorazione e deve ancora essere completato. Con un solo clic è possibile visualizzare l’elenco di tutti i documenti non ancora completati.

Il pulsante Trova permette di rintracciare una scheda in archivio utilizzando uno o più campi come filtri di ricerca. In questo modo è possibile trovare, ad esempio, tutti i documenti creati da un certo produttore oppure tutti quelli appartenenti ad una determinata tipologia.

La scheda di ciascun documento può essere stampata su carta mentre l’intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

Tutti gli archivi di Archivio Dipendenti con Foto possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

L’accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall’utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave “autenticazione” (scritta senza le virgolette).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L’acquisto di una singola licenza autorizza l’utente ad installare l’app su tutte le macchine di sua proprietà.

Archivio Dipendenti con Foto può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull’icona dell’applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Archivio Dipendenti con Foto è quindi lo strumento ideale per le aziende o enti che vogliono avere un dettagliato registro dei lavoratori e un sistema facile e intuitivo di protocollazione dei propri documenti. L’utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.