Archivio Su Misura Pro è un software che consente, in pochi secondi, di crearsi un database personalizzato con campi di testo di propria scelta e con la possibilità di inserire una foto in ogni scheda. L’applicazione dispone, inoltre, di un archivio anagrafico in cui registrare clienti o contatti di qualsiasi genere. Ciascuna scheda del database personalizzato potrà essere abbinata ad un nominativo dell’archivio anagrafico.

Nel programma è presente un semplice ambiente che permette di impostare i titoli dei campi di testo che costituiranno il proprio database. E’ inoltre possibile personalizzare la schermata di avvio del software indicando il nome e il sottotitolo dell’archivio nonché caricando un’immagine di preferenza. Al termine della personalizzazione si disporrà, quindi, di un vero e proprio database creato su misura dal punto di vista non solo contenutistico ma anche estetico.

Come già accennato, ciascuna scheda può essere corredata di una foto in formato Jpeg o Bitmap, che potrebbe raffigurare la copertina di un libro se si crea un archivio per la propria biblioteca, la locandina di un film se si vuole gestire una raccolta di DVD, il volto di una persona se si realizza una rubrica dei contatti, e così via. La foto abbinata alla scheda viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E’ comunque possibile visualizzare l’immagine a tutto schermo facendo clic su un’apposita icona.

Facendo clic sulla scritta Impostazioni presente nella finestra di partenza del software si accede a un ambiente che consente sia di personalizzare la schermata di avvio sia di specificare il nome del database da creare e di indicare quali dovranno essere i titoli che appariranno in cima ai campi di testo che compongono le schede dell’archivio.

I primi sei campi di testo sono particolarmente importanti in quanto potranno essere usati come filtri di ricerca per trovare le schede in archivio. Premendo il pulsante Database nella schermata di partenza del software, si entrerà nell’ambiente di lavoro in cui gestire le schede.

Ciascuna scheda del database mostra nella parte superiore i 14 campi definiti nell’ambiente Impostazioni, mentre al centro compaiono i dati del nominativo associato alla scheda (cognome e nome, via e numero civico, Comune e provincia di residenza, indirizzo e-mail, recapito telefonico preferenziale, codice fiscale, partita IVA). Il pulsante con la freccia rossa a destra del campo riservato al cognome e nome consente di importare i dati del nominativo dall’archivio dei Clienti.

Dopo aver archiviato le schede, il software consente di effettuare ricerche avanzate nel database funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei primi sei campi di testo del database creato dall’utente nonché nei campi relativi al cognome e nome del contatto associato, al Comune di residenza, al codice fiscale e alla partita IVA. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente.

A ciascuna scheda è possibile allegare file di qualsiasi genere che potrebbero essere la versione digitale di documenti cartacei oppure file grafici o multimediali correlati al documento medesimo, la copertina o il testo di un libro se si crea un archivio per la propria biblioteca, la locandina o il file video di un film se si vuole gestire una raccolta di DVD, la foto di una persona o del suo documento di identità se si realizza una rubrica dei contatti, e così via.

L’utente ha anche la possibilità di associare una cartella alla scheda di ciascun documento la quale può contenere un numero illimitato di file. Tale cartella si crea in automatico nella stessa posizione in cui è presente l’applicazione. Una volta aperta la cartella tramite l’apposito pulsante, si può provvedere a collocare i file al suo interno copiandoli o trascinandoli dalla cartella di origine.

Se si ha la necessità di inserire in archivio documenti simili, dopo aver salvato la prima scheda è possibile duplicare i dati creando un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto effettuare le modifiche o integrazioni desiderate e salvare la nuova scheda.

Mettendo il segno di spunta sulla casella Segnala, la scheda sarà inclusa automaticamente nell’elenco dei record segnalati. Tale funzione permette, ad esempio, di tenere traccia dei pagamenti in sospeso, dei lavori da ultimare, delle persone da contattare, eccetera. Per visualizzare la lista di tali record basta fare clic sul pulsante Segnalati.

I dati della scheda corrente possono essere visualizzati in anteprima o stampati su carta con o senza foto abbinata.

E’ possibile esportare l’intero archivio in un foglio di Microsoft Excel per poter condividere i dati con chi non possiede lo stesso programma. L’esportazione è possibile anche se non si dispone di Excel della Microsoft ma, ad esempio, di Open Office o qualsiasi software in grado di gestire file in formato XLS. Le singole schede del database possono, invece, essere visualizzate in anteprima o stampate su carta.

I dati presenti nelle schede sono salvati all’interno di file collocati nella cartella di installazione del software. Per effettuare il backup dei dati sarà quindi sufficiente copiare la cartella di Archivio su Misura Pro su una pen-drive o su un qualsiasi altro supporto. La copia della cartella del programma consente, inoltre, di trasportare su un altro computer sia il programma sia tutti i dati archiviati fino a quel momento, unitamente alle cartelle associate alle singole schede del database.

Se si vuole creare un secondo archivio sullo stesso computer, basta duplicare la cartella di installazione di Archivio su Misura Pro e assegnarle un nome significativo. Per lanciare velocemente il programma si può creare un collegamento sul Desktop al file eseguibile presente in tale cartella. Questa procedura permette di creare un numero illimitato di archivi sullo stesso computer.

L’Anagrafica Clienti memorizza le informazioni relative a persone o aziende allo scopo di facilitare la compilazione delle schede del database personalizzato grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall’archivio. Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell’IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.

Nell’Anagrafica Clienti è possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita del cliente, l’indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l’indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il cliente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l’IBAN bancario. La scheda del cliente consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, l’occupazione, lo stato civile, i titoli e le qualifiche possedute, i prodotti e servizi di interesse, e la zona di appartenenza.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Mettendo il segno di spunta sulla casella Da ricontattare, si inserisce la scheda in un elenco contenente tutti i Clienti con questioni in sospeso che vogliono essere richiamati, ad esempio, nel momento in cui il problema è stato risolto o quando ci sono novità relative alla fornitura di un prodotto o di un servizio.

Il pulsante Duplica è utile se si ha bisogno di registrare due o più schede con dati molto simili perché riferite, ad esempio, ai familiari del cliente che risiedono allo stesso indirizzo.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda di ciascun cliente fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento oppure un file di Word in cui annotare tutti gli acquisti effettuati dal cliente o tutti i servizi a lui prestati.

Appositi pulsanti consentono di controllare la validità del codice fiscale del cliente, del numero di carta di credito, dell’IBAN bancario e del numero di partita IVA. Se il numero di partita IVA è esatto, il software indicherà quale Ufficio provinciale lo ha rilasciato.

La scheda di ogni singolo cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L’archivio anagrafico dei Clienti può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

Archivio Su Misura Pro può essere utilizzato anche su chiavetta USB o in condivisione all’interno di una rete LAN. L’acquisto di una singola licenza autorizza l’utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

L’accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall’utente. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave “autenticazione” (senza virgolette).

Archivio Su Misura Pro è quindi lo strumento ideale per chi vuole costruirsi, a tempo di record, un efficace sistema di gestione dati personalizzato senza dover imparare complessi linguaggi di programmazione. L’utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.