Archivia Documenti Pro è un facile e potente software di archiviazione documentale adatto sia a studi professionali sia alla famiglia per creare schedari di documenti di tutti i generi con la possibilità di descriverli in ogni dettaglio. I documenti archiviati possono essere ricercati in modo semplice e intuitivo in base alle informazioni inserite dall’utente nelle schede descrittive. Il software si compone di quattro app, ciascuna delle quali consente di archiviare una delle diverse tipologie di documenti con cui abbiamo a che fare nella nostra vita lavorativa e famigliare. In particolare, Archivia Documenti Pro suddivide i documenti in atti e scritture, diplomi e attestati, posta in ingresso, in uscita e interna e tutti gli altri tipi di documenti.

L’applicazione Schedario Documenti è un database in cui catalogare documenti di qualsiasi genere, sia quelli isolati sia quelli facenti parte di un più ampio fascicolo o pratica. E’ quindi possibile sfruttare questa app per l’archiviazione di pratiche di ufficio, documenti legali, direttive, circolari, corrispondenza, ricevute di pagamenti o altro materiale cartaceo di proprio interesse.

In ogni scheda si può indicare il nome del documento, il numero di protocollo ad esso assegnato, il nome e l’indirizzo di chi ha prodotto il documento, la data in cui il medesimo documento è stato prodotto, il nome e l’indirizzo del destinatario, la data di ricezione, l’oggetto del documento, la tipologia, la classificazione, il riferimento all’eventuale fascicolo contenitore del documento, il formato, il numero di pagine, gli allegati, i riferimenti ad altra documentazione, il livello di riservatezza, il software con cui il documento è stato creato, il luogo di conservazione dell’originale cartaceo, i soggetti citati nel documento e ogni ulteriore annotazione. L’app permette di visualizzare l’elenco di tutti i documenti non ancora completati.

L’applicazione Protocollo Posta è pensata per protocollare in archivi annuali la posta in entrata e in uscita e tutti i documenti interni relativi al proprio ufficio. Ogni documento protocollato può essere descritto indicando la tipologia di posta (in entrata, in uscita o interna), l’ufficio e l’operatore responsabile della protocollazione, la categoria di appartenenza del documento, la collocazione dell’originale cartaceo (ove esistente), l’oggetto, la data di spedizione e quella di ricezione, il formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri documenti, le annotazioni personali, il mittente e il destinatario con i relativi recapiti. In fondo alla schermata è possibile allegare la copia digitale del documento protocollato.

L’applicazione Atti e Scritture mette a disposizione uno schedario in cui archiviare qualsiasi documento avente rilevanza giuridica, quali scritture private, dichiarazioni sottoscritte, contratti di locazione o di compravendita di beni mobili ed immobili e così via. Ogni scheda consente di indicare il nome dell’atto o scrittura, la tipologia, il luogo e la data di stipula, l’Ufficio territoriale presso cui è stato registrato l’atto, la data di registrazione, il codice identificativo del contratto, la durata, la data di scadenza, l’oggetto dell’atto o della scrittura, i dati anagrafici dei firmatari e di eventuali altri soggetti interessati, l’importo concordato, la cauzione pagata come caparra confirmatoria, le modalità di pagamento, il numero delle pagine che compongono il documento, gli eventuali allegati e ogni ulteriore annotazione. L’app consente di visualizzare l’elenco di tutti gli atti che devono ancora essere registrati.

L’applicazione Diplomi e Attestati è un ambiente in cui registrare i titoli di studio acquisiti da tutti i membri della propria famiglia o, se si opera in un contesto lavorativo, dai propri dipendenti o colleghi. Questa app è quindi idonea a tenere traccia degli estremi dei diplomi di laurea o di scuola secondaria o anche di attestati rilasciati al termine della frequenza di corsi di aggiornamento o di formazione professionale. In ogni scheda è possibile indicare il nome del diploma o attestato, la data di conseguimento, l’Istituto universitario o scolastico erogante, la città in cui il titolo di studio è stato conseguito, il voto finale ottenuto, il nome del candidato, il suo codice fiscale e recapito telefonico, le materie studiate durante il corso, i nomi dei relativi insegnanti, la data di inizio e quella di fine corso, la sua durata totale, la modalità di erogazione del corso (ad esempio, in presenza, on-line, in blended-learning ecc.), il titolo della tesi se il corso ha previsto la discussione di una dissertazione finale, il nome del docente relatore e di quello correlatore, il nome del Presidente e degli altri membri della commissione d’esame, il recapito della segreteria ed eventuali altri contatti, ogni ulteriore annotazione. L’app consente di visualizzare l’elenco di tutti i titoli non ancora ricevuti in originale.

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale o su chiavetta USB.