Archivio Clienti Pro 3.0 è un software facile e intuitivo rivolto a commercianti, imprenditori, liberi professionisti e chiunque abbia bisogno di gestire un database dei propri clienti per avere sempre a portata di mano l’elenco delle persone da contattare per eventuali questioni in sospeso o a fini promozionali. Il programma consente, inoltre, di tenere sotto controllo i beni e servizi forniti alla propria clientela con la possibilità di conservare un registro degli incassi con riepiloghi delle entrate percepite in un intervallo di tempo di propria scelta. Il software è quindi un potente strumento di monitoraggio dei propri affari che facilita il lavoro di contatto dei propri clienti per qualsiasi motivo, ad esempio per sollecitare il pagamento di una fattura o per proporre un’offerta speciale.

L’applicazione Anagrafica Clienti memorizza le informazioni relative alle persone o ditte a cui si forniscono i propri prodotti o servizi. Questo archivio anagrafico facilita la compilazione delle schede del Registro delle entrate grazie ad una funzione di importazione dei dati. Tale app è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell’IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al cliente selezionato. E’ possibile annotare cognome, nome, data e luogo di nascita della persona, l’indirizzo di residenza, le modalità di pagamento preferite, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l’indirizzo e-mail, il telefono preferenziale dove la persona o ditta desidera essere contattata, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l’IBAN bancario.

La scheda anagrafica consente, inoltre, di registrare gli estremi di un documento di riconoscimento, i prodotti o servizi abitualmente richiesti, la tariffa applicata e un eventuale numero di tessera. Se esistono importanti questioni in sospeso con la persona o ditta, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. La funzione Cartella associata rende possibile abbinare alla scheda un numero illimitato di documenti di qualsiasi formato riguardanti il cliente, ad esempio la copia digitale del contratto da lui stipulato con la ditta. Per trovare le schede dei clienti in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l’elenco di tutte le persone o ditte che risiedono in una certa zona, che richiedono abitualmente un determinato prodotto o servizio, che hanno particolari questioni in sospeso o per i quali è stata registrata una certa parola o espressione distintiva nel campo “Note”.

La funzione Allega file consente di abbinare alla scheda del cliente file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia digitale del documento di riconoscimento oppure un file di Word in cui annotare richieste particolari avanzate dalla persona o ditta. La scheda di ogni singolo cliente può essere visualizzata in anteprima, stampata su carta o salvata in un file PDF. L’archivio anagrafico può essere esportato in un file di Microsoft Excel.

L’applicazione Registro Incassi permette di archiviare le schede riguardanti i prodotti o servizi forniti a ogni cliente descrivendo dettagliatamente ciascuna operazione indicando il numero e la data di emissione della fattura o ricevuta, il nome del cliente e il suo codice fiscale, la data dell’operazione, il codice identificativo e la tipologia di prodotto o servizio fornito, la descrizione del medesimo prodotto o servizio, i dettagli dell’operazione, l’importo totale dovuto dal cliente e l’acconto versato. Ogni ulteriore informazione ritenuta utile può essere inserita nel campo delle note. La casella Conto da saldare deve essere spuntata se il prodotto o servizio fornito descritto nella scheda non è stato ancora pagato. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutti i prodotti o servizi forniti in una certa data, di quelli riferiti a un determinato cliente oppure di tutte le operazioni registrate per un prodotto o servizio specifico.

L’applicazione Riepilogo Entrate consente di ottenere un estratto conto degli importi incassati in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando come filtri di ricerca il nome del cliente e/o il codice del prodotto o servizio fornito. L’estratto conto che si ottiene mostra l’elenco di tutte le entrate registrate nel periodo specificato, riportando per ognuna di esse la data dell’operazione, il codice e la descrizione del prodotto o servizio, il nome del cliente e l’importo incassato. Software utilizzabile anche su chiavetta USB.