Gestione Biblioteca e Prestiti Librari 3.0 fornisce tutto l’occorrente per la catalogazione dei libri, la gestione dei prestiti librari, l’archiviazione degli utenti della biblioteca e la stampa delle tessere di iscrizione. Il programma è rivolto principalmente ai gestori di librerie o biblioteche pubbliche ma può risultare utile anche agli appassionati di lettura che vogliono gestire i libri della propria collezione in maniera professionale.

Gestione Biblioteca e Prestiti Librari 3.0 mette a disposizione anche un ambiente per la consultazione delle schede dei libri in sola lettura studiato per un utilizzo da parte degli utenti della biblioteca, i quali potranno effettuare le loro ricerche senza avere la possibilità di modificare i dati e ciò consente di prevenire ogni alterazione accidentale degli archivi.

Con Gestione Biblioteca e Prestiti Librari 3.0 si possono archiviare tutti i dati relativi a qualsiasi testo e consultarli comodamente seduti di fronte al computer. All’interno dell’archivio dei libri si potrà descrivere ogni opera nei minimi dettagli.

L’applicazione Archivio Utenti è un ambiente in cui registrare il cognome e il nome di ogni utente della biblioteca, eventuali informazioni aggiuntive da riportare sulla tessera di iscrizione, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo di residenza, il titolo di studio e le altre qualifiche possedute, il codice fiscale, la partita IVA, il numero di carta di credito, i recapiti telefonici, l’indirizzo di posta elettronica, il numero di tessera, la data di rilascio e quella di scadenza. Ciascuna scheda può essere corredata di una foto dell’utente in formato Jpeg o Bitmap.

L’Archivio Utenti può quindi essere usato come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l’invio di e-mail, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e dell’IBAN bancario. La sua funzione principale è comunque quella di memorizzare i dati anagrafici dei lettori della biblioteca che potranno essere richiamati per la registrazione dei prestiti librari e per la stampa delle tessere bibliotecarie.

Quando si compila la scheda di un utente bisogna indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati rispetto alla data di scadenza della tessera. Il pulsante contraddistinto dall’icona di un orologio consente di visualizzare e di stampare lo scadenzario delle iscrizioni con l’elenco di tutte le tessere in attesa di rinnovo.

Il software permette di inviare a ciascun utente della biblioteca un messaggio e-mail con l’avviso della scadenza.

L’applicazione Archivio Libri mette a disposizione un ambiente per la gestione dei libri con una serie di campi di testo in cui bisogna inserire le informazioni riguardanti ciascuna opera.

Prima di salvare la scheda, è necessario convalidare il codice identificativo del libro servendosi del pulsante posto a destra della relativa casella di testo. Ciò consente di verificare che lo stesso codice non sia già stato utilizzato per contraddistinguere un’altra opera in archivio. La lingua e il genere possono essere selezionati dagli elenchi a cascata oppure inseriti sul momento. Se non si ricorda il codice Dewey relativo al genere, si può selezionarlo dalla tabella che appare utilizzando l’apposito pulsante.

L’applicazione Stampa Tessere serve alla stampa delle tessere da rilasciare agli utenti e consente l’inserimento dei dati e del logo della biblioteca che dovranno comparire sulle medesime tessere. Per visualizzare i dati di un utente è possibile utilizzare le frecce di scorrimento delle schede oppure effettuare una ricerca in archivio servendosi del pulsante Trova.

Ogni tessera contiene, quindi, i dati e il logo della biblioteca nonché il numero identificativo, il nome e il cognome dell’utente, la sua foto, eventuali informazioni aggiuntive da far comparire sotto il nome, la data di rilascio della tessera e la data di scadenza. I dati della biblioteca vanno inseriti facendo clic sullo spazio ad essi riservato e compilando i campi nella finestra che appare. Le informazioni relative alla biblioteca sono salvate in automatico quando si esce dalla schermata di lavoro.

La foto che appare nella tessera è quella che è stata salvata in formato Jpeg o Bitmap nella scheda anagrafica dell’utente selezionato. Per ottimizzare la stampa, è buona norma far sì che le proporzioni (ma non necessariamente le dimensioni) della foto corrispondano al riquadro visibile nella schermata.

L’applicazione Prestiti e Restituzioni mette a disposizione un ambiente per l’emissione delle schede dei prestiti e delle restituzioni con compilazione facilitata da una funzione di importazione dati. Con pochi clic l’utente del software ha la possibilità di visualizzare il riepilogo dei prestiti scaduti e non ancora restituiti.

Per registrare un prestito, è sufficiente importare i dati di un utente della biblioteca dall’archivio anagrafico, visualizzare la scheda prestiti, indicare la data di scadenza del prestito e importare il libro da prestare. La registrazione della restituzione di un libro avviene in maniera simile.

L’applicazione Storico e Statistiche è composta da due ambienti di lavoro studiati per riepilogare i prestiti librari della biblioteca.

L’app Storico Prestiti permette di visualizzare il riepilogo delle operazioni dei prestiti e delle restituzioni registrate in ogni archivio annuale. A tal fine, basta specificare un intervallo di tempo all’interno dell’anno solare e premere il pulsante Visualizza Riepilogo. Se si desidera, si può limitare il riepilogo dei prestiti a un solo libro indicandone il codice nell’apposito campo.

Premendo il pulsante Visualizza Riepilogo si apre, quindi, una nuova finestra in cui compare l’elenco delle operazioni dei prestiti e delle restituzioni dei libri registrate nell’intervallo di tempo selezionato che mostra, per ciascun prestito, il titolo del libro, la data in cui è avvenuto il prestito, la data di restituzione e, infine, il nome dell’utente della biblioteca a cui il libro è stato prestato. Tale elenco può essere mandato in stampa. In calce al riepilogo compare il numero totale dei prestiti.

L’app Statistiche prestiti mensili consente di visualizzare e stampare grafici statistici sui prestiti librari registrati nell’anno solare selezionato.

L’applicazione Consultazione Catalogo Libri mette a disposizione un ambiente per la consultazione in sola lettura delle schede dei libri.

La scheda informativa del libro è identica a quella che appare nell’ambiente dedicato all’archiviazione dei testi ma mancano i pulsanti per il salvataggio o la modifica dei dati visualizzati.

Conformemente alla normativa sulla privacy, l’accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall’utente autorizzato tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave “autenticazione” (scritta senza le virgolette).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale o su chiavetta USB.

Gestione Biblioteca e Prestiti Librari 3.0 è quindi la soluzione ideale per le biblioteche pubbliche o private alla ricerca di un software che sappia gestire ogni aspetto della propria attività, dall’archiviazione dei libri alla registrazione dei prestiti, passando attraverso la stampa delle tessere bibliotecarie. L’utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.