Contratti di Manutenzione Programmata è un software studiato per compilare, stampare e archiviare i contratti di manutenzione stipulati con i propri clienti per l’assistenza tecnica relativa agli impianti, apparecchi tecnologici o attrezzature da essi posseduti, quali caldaie, gruppi frigo, compressori, impianti fotovoltaici, montascale, ascensori e così via. Nel programma sono presenti diversi ambienti di lavoro per archiviare l’anagrafica dei clienti e degli impianti, visualizzare in ogni momento lo scadenzario delle manutenzioni, redigere i contratti di manutenzione programmata ed emettere Schede di Lavoro per gli interventi tecnici effettuati.

L’archivio dei clienti e degli impianti è utile per velocizzare la compilazione dei contratti di manutenzione e delle Schede di Lavoro grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usato anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l’invio di e-mail al cliente all’approssimarsi della scadenza della manutenzione, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN. La scheda del cliente consente anche di registrare le caratteristiche tecniche relative all’impianto di sua proprietà.

Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo. Quando si compila la scheda di un cliente bisogna indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati rispetto alla data di scadenza della prossima manutenzione dell’impianto. Un apposito pulsante consente di visualizzare e di stampare lo scadenzario delle manutenzioni con l’elenco di tutti gli impianti su cui si dovrà intervenire. Il software permette di inviare al cliente un messaggio e-mail con l’avviso della scadenza.

L’ambiente per la gestione dei contratti di manutenzione programmata mette a disposizione un modello di contratto standard per ogni tipo di impianto. I dati personalizzabili del contratto di manutenzione occupano una sola pagina di un foglio in formato A4. A tergo dello stesso foglio vanno invece stampate le clausole contrattuali generali, che sono le stesse per tutti i clienti. Potrebbe quindi essere utile stampare in anticipo tali clausole su carta in modo da velocizzare i tempi nel momento in cui bisognerà fornire copia del contratto al cliente.

L’ambiente Schede di Lavoro è studiato per l’emissione del modulo da rilasciare al cliente in cui sono annotati gli interventi tecnici eseguiti sull’impianto presso il domicilio dell’utente o presso il proprio laboratorio. Tale scheda riporta i dati dell’impianto, i dati del cliente, la data e l’ora di inizio dei lavori, il luogo in cui è stato effettuato l’intervento, il nome del tecnico responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le eventuali raccomandazioni per il cliente, la data e l’ora della riconsegna dell’impianto al termine dei lavori.

La scheda di lavorazione consente anche di annotare lo stato dei lavori, ossia se l’impianto è stato riparato o revisionato, se non è riparabile o se è pronto per la riconsegna. Nella scheda si può inoltre indicare il numero e la data della fattura o ricevuta che è stata rilasciata al cliente e l’importo della stessa. Un’apposita casella permette di specificare se l’impianto o apparecchio è stato riconsegnato al cliente. Con un solo clic, è possibile visualizzare l’elenco degli impianti non ancora riconsegnati ai clienti.

La schermata per il riepilogo delle Schede di Lavoro consente di ottenere un estratto conto degli incassi percepiti con gli interventi di riparazione o revisione effettuati dal proprio laboratorio tecnico in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del cliente e/o il numero di matricola del suo impianto come filtri di ricerca. Il software funziona anche in una rete LAN ed è trasportabile su chiavetta USB.