Database Creator è un software che consente, in pochi secondi, di crearsi un database personalizzato con campi di testo di propria scelta. L’applicazione dispone, inoltre, di avanzate funzioni di ricerca che consentono di ottenere i riepiloghi delle schede in archivio per intervallo di tempo o in base ad altri criteri.

Nel programma è presente un semplice ambiente che permette di impostare i titoli dei campi di testo che costituiranno il proprio database. E’ inoltre possibile personalizzare la schermata di avvio del software indicando il nome e il sottotitolo dell’archivio nonché caricando un’immagine di propria scelta. Al termine della personalizzazione si disporrà, quindi, di un vero e proprio database creato su misura relativamente ai dati da gestire e all’estetica.

Facendo clic sulla scritta Impostazioni presente nella finestra di partenza del software si accede a un ambiente che consente sia di personalizzare la schermata di avvio sia di specificare il nome del database da creare e di indicare quali dovranno essere i titoli che appariranno in cima alle caselle che compongono le schede dell’archivio.

Si tenga presente che la casella relativa al titolo del primo campo di testo è a compilazione obbligatoria e che la lunghezza massima di ciascun titolo è quella visibile nell’etichetta sopra la relativa casella. I primi dieci campi di testo sono particolarmente importanti in quanto potranno essere usati come filtri di ricerca per trovare le schede in archivio.

Una volta indicati i titoli dei campi e il nome dell’archivio, è sufficiente fare clic sul pulsante Applica e chiudi per salvare le impostazioni. Il pulsante Annulla permette di uscire dalla finestra delle impostazioni senza salvare le modifiche effettuate.

A questo punto il database è pronto per l’uso. Premendo il pulsante Database nella schermata di partenza del software, si entrerà nell’ambiente di lavoro in cui gestire le schede.

Ciascuna scheda del database mostra i venti campi di testo definiti nell’ambiente Impostazioni. Inoltre, in fondo alla schermata sono presenti ulteriori campi per registrare il codice identificativo della scheda, la data di registrazione ed eventuali annotazioni. Il campo Codice è molto importante ai fini della creazione dei riepiloghi, dal momento che serve ad associare la scheda ad una determinata categoria. Questo significa che l’utente deve inserire il medesimo valore in tale campo all’interno di ciascuna scheda che si vuole far confluire nello stesso riepilogo. Se non serve annotare la data di registrazione della scheda, si potrebbe utilizzare il campo Data per indicare una qualsiasi altra data importante per quel record.

Dopo aver archiviato le schede, il software consente di effettuare ricerche avanzate nel database funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando come filtro una o più parole consecutive contenute nei primi dieci campi di testo del database. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente.

A ciascuna scheda è possibile allegare file di qualsiasi genere che potrebbero essere la versione digitale di documenti cartacei oppure file grafici o multimediali correlati al documento medesimo, la copertina o il testo di un libro se si crea un archivio per la propria biblioteca, la locandina o il file video di un film se si vuole gestire una raccolta di DVD, la foto di una persona o del suo documento di identità se si realizza una rubrica dei contatti, e così via.

Se si ha la necessità di inserire in archivio documenti simili, dopo aver salvato la prima scheda è possibile duplicare i dati creando un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto effettuare le modifiche o integrazioni desiderate e salvare la nuova scheda.

Mettendo il segno di spunta sulla casella Segnala, la scheda sarà inclusa automaticamente nell’elenco dei record segnalati. Tale funzione permette, ad esempio, di tenere traccia dei pagamenti in sospeso, dei lavori da ultimare, delle persone da contattare, eccetera. Per visualizzare la lista di tali record basta fare clic sul pulsante Segnalati.

E’ possibile esportare l’intero archivio in un foglio di Microsoft Excel per poter condividere i dati con chi non possiede lo stesso programma. L’esportazione è possibile anche se non si dispone di Excel della Microsoft ma, ad esempio, di Open Office, Libre Office o qualsiasi software in grado di gestire file in formato XLS. Le singole schede del database possono, invece, essere visualizzate in anteprima o stampate su carta.

I dati presenti nelle schede sono salvati all’interno di un unico file collocato nella cartella di installazione del software. Per effettuare il backup dei dati sarà quindi sufficiente copiare la cartella di Database Creator su una chiavetta USB o su un qualsiasi altro supporto.

Se si vuole creare un secondo archivio sullo stesso computer, basta duplicare la cartella di installazione di Database Creator e assegnarle un nome significativo. Per lanciare velocemente il programma si può creare un collegamento sul Desktop al file eseguibile presente in tale cartella. Questa procedura permette di creare un numero illimitato di archivi sullo stesso computer.

L’applicazione Ricerca schede per intervallo di tempo permette di visualizzare il riepilogo delle schede registrate in un qualsiasi arco temporale all’interno di un anno solare.

A tal fine è sufficiente indicare l’anno solare di interesse e il codice identificativo delle schede. Quest’ultimo può eventualmente essere omesso se si desidera ottenere il riepilogo delle schede a prescindere dal codice ad esse abbinato. Bisogna quindi specificare l’intervallo di tempo relativo al periodo da riepilogare e, infine, premere il pulsante Visualizza riepilogo.

A questo punto, si ottiene l’elenco di tutte le schede registrate nell’arco di tempo selezionato unitamente al totale visualizzato in calce.

Il riepilogo delle schede può essere stampato su carta facendo clic sull’apposito pulsante.

L’accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall’utente. Tale password deve essere costituita da almeno otto caratteri e può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave “autenticazione” (senza virgolette).

Acquistando una singola licenza di Database Creator, l’utente è autorizzato ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

Database Creator è quindi lo strumento ideale per chi vuole costruirsi, a tempo di record, un efficace sistema di gestione dati personalizzato senza dover imparare complessi linguaggi di programmazione. L’utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.