Gestione Clienti Hotel è un software progettato per gestire facilmente le prenotazioni delle camere e altri servizi di alberghi, bed & breakfast, pensioni, motel, residence, case vacanza, campeggi e così via. Il programma dispone di diverse app interagenti che permettono di archiviare l’anagrafica degli ospiti della propria struttura ricettiva prendendo nota dei servizi e delle consumazioni da addebitare a ciascuno di loro, di creare un tariffario dei prodotti e servizi offerti, di registrare nel dettaglio le prenotazioni e i soggiorni dei clienti per avere uno storico degli arrivi e delle partenze.

L’app Anagrafica clienti e consumazioni è studiata per memorizzare i dati anagrafici e registrare i servizi e le consumazioni addebitate a ciascun ospite durante la sua permanenza presso la propria struttura ricettiva. I dati del cliente potranno inoltre essere importati nell’ambiente per la registrazione delle prenotazioni. Nella scheda di ogni cliente è possibile archiviare i seguenti dati: cognome e nome, sesso, codice fiscale, partita IVA, tipo di alloggiato (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro del gruppo), data, luogo e Stato di nascita, cittadinanza, via e numero civico, Comune di residenza, tipo di documento di identità, numero del documento, luogo di rilascio, data di rilascio e data di scadenza, recapiti telefonici (casa, ufficio, cellulare, fax), indirizzo e-mail, numero di carta di credito con relativa scadenza, IBAN e intestatario del conto corrente bancario, tariffa applicata, tipologia di camera (singola, doppia, matrimoniale, tripla, quadrupla, singola uso doppia, doppia uso singola, ecc.), formula prescelta (pernottamento e colazione, mezza pensione, pensione completa), supplementi applicati, servizi richiesti, qualsiasi questione in sospeso, eventuali acconti versati ed ogni ulteriore annotazione.

Premendo il pulsante Conto Cliente si accede ad una schermata in cui è possibile annotare tutti i servizi e le consumazioni da mettere in conto. Per ciascuna voce va indicata la data, la descrizione del servizio o consumazione e l’importo da addebitare. Tali dati possono essere digitati sul momento oppure importati dal Tariffario prodotti e servizi utilizzando i pulsanti a destra di ciascun rigo. Su richiesta dell’ospite, si può mandare in stampa il conto in qualsiasi momento o esportarlo in Excel.

L’app Tariffario prodotti e servizi visualizza, all’apertura della schermata di lavoro, una lista in cui bisogna inserire i prodotti e servizi offerti dalla propria struttura ricettiva per poterli poi importare velocemente nel conto del cliente. E’ possibile modificare in qualsiasi momento un prodotto o servizio presente in elenco se, ad esempio, si vuole migliorare la sua descrizione o cambiare il suo prezzo.

L’app Registro arrivi e partenze gestisce le schede da compilarsi quando il cliente effettua la prenotazione della camera (normalmente per telefono o tramite e-mail). Tale archivio permette di registrare per ogni ospite la data e l’ora di arrivo e di partenza, il numero o nome della camera assegnata all’ospite, il numero di persone adulte e di bambini che alloggeranno nella camera, i giorni di pernottamento, il numero di cellulare dell’ospite, il cognome e nome, il sesso, la data e il luogo di nascita, la cittadinanza, il tipo di alloggiato (ospite singolo, capofamiglia, capogruppo, familiare, membro del gruppo), gli estremi di un documento di riconoscimento, l’indirizzo e-mail, la tariffa applicata ed eventuali supplementi.

Il pulsante Invia consente di inviare tramite e-mail un messaggio al cliente in cui si conferma l’avvenuta prenotazione della quale si riepilogano i dati principali. Nello stesso messaggio, si comunica al cliente la procedura che dovrà seguire nel caso in cui volesse disdire la prenotazione. Quando l’ospite ha terminato la sua permanenza e sta per lasciare la struttura ricettiva, l’operatore può richiamare la sua scheda utilizzando il pulsante Clienti in partenza oggi e facendo doppio clic sul nominativo di interesse nell’elenco che appare.

App utilizzabile anche in una LAN o su chiavetta USB. Archivi esportabili in formato Excel.