Gestione Libro Soci è un software rivolto ad enti associativi, quali le associazioni sportive dilettantistiche o le associazioni senza scopo di lucro culturali, ricreative, filantropiche, assistenziali eccetera, e consente la tenuta del Libro Soci per avere costantemente il quadro della situazione relativa ai propri associati.

Il software si compone di apposite app interagenti che permettono di creare un database con i dati degli iscritti alla propria associazione, monitorare le scadenze delle iscrizioni e compilare velocemente le singole pagine del Libro Soci importando i dati dall’archivio anagrafico.

Come è noto, il Libro Soci è il registro che ogni ente associativo deve obbligatoriamente conservare presso la propria sede legale in formato cartaceo o anche digitale, a condizione che mediante il computer possa essere prodotta una stampa su carta in tempi rapidi. All’occorrenza, il Libro Soci deve essere esibito, nella sua forma più aggiornata, a richiesta delle autorità preposte al controllo, quali l’Agenzia delle Entrate, la Guardia di Finanza, i Vigili Urbani eccetera. L’associazione ha facoltà di adottare un Libro Soci per ogni anno solare oppure un unico Libro Soci per tutta la durata della sua attività. L’ambiente per la gestione del Libro Soci mette a disposizione due applicazioni che consentono, rispettivamente, di creare un nuovo Libro Soci o di compilare un Libro Soci esistente.

Per individuare il Libro Soci creato senza possibilità di errore, è buona norma assegnargli un nome il più possibile significativo utilizzando parole chiave che descrivano chiaramente di che Libro Soci si tratta (ad esempio, “Libro Soci ASD Atletica Italia”, eventualmente seguito dall’anno solare se si intende creare un diverso Libro Soci ogni anno). Il pulsante Frontespizio permette di creare e stampare la pagina da utilizzare come copertina del Libro Soci.

Nel Libro Soci sono annotati i nominativi e i dati di tutti i soggetti regolarmente iscritti all’associazione. In particolare, il registro deve contenere i dati degli associati, cioè nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, recapito telefonico, quota d’iscrizione versata e numero di tessera. Inoltre, per ogni iscritto deve essere riportata la data di ammissione nell’associazione, nonché l’eventuale data di uscita dalla stessa con indicazione del motivo. Un apposito campo di testo consente di inserire ogni ulteriore annotazione riferita a ciascun associato.

In ogni pagina bisogna indicare il numero identificativo assegnato al Libro Soci (che dovrà coincidere con quello riportato nel frontespizio), la denominazione dell’associazione, il suo codice fiscale, il nome del Presidente e quello del Segretario. E’ possibile velocizzare la registrazione degli associati nel Libro Soci importando i dati dall’archivio anagrafico.

Il software mette a disposizione un archivio anagrafico che consente di schedare dettagliatamente tutti gli iscritti alla propria associazione indicando, per ognuno, il cognome e nome, il numero di tessera, l’importo della quota associativa, il luogo e la data di nascita, il codice fiscale, la data di iscrizione, l’indirizzo di residenza, le qualifiche possedute, l’incarico ricoperto all’interno dell’associazione, l’IBAN bancario, il recapito telefonico e l’indirizzo e-mail. I dati dell’associato potranno essere importati nel Libro Soci velocizzandone la compilazione.

La scheda anagrafica permette, inoltre, di prendere nota della prossima scadenza dell’iscrizione al fine di essere avvertiti per tempo quando il socio dovrà versare la quota associativa per il rinnovo, specificando con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

Il pulsante Scadenze consente di visualizzare l’elenco dei soci con iscrizione in scadenza o già scaduta. Il pulsante Scaduti mostra, invece, il riepilogo soltanto delle iscrizioni scadute.

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale o su chiavetta USB. Acquistando una sola licenza, l’utente è autorizzato a installare il programma su tutti i computer di sua proprietà.