Gestione Protocollo e Pratiche è un software molto elastico di protocollazione documentale e di bilancio aziendale che permette di gestire in modo semplice e intuitivo i documenti e le pratiche all’interno di ditte, studi professionali, uffici tecnici o legali e così via. L’obiettivo è di agevolare e snellire la gestione del protocollo informatico e delle pratiche d’ufficio fornendo un sistema di archiviazione elettronica basato sulla creazione di fascicoli, ognuno contenente tutta la documentazione relativa ad una determinata pratica.

Il software è quindi uno strumento di elevata potenza gestionale pensato per i professionisti di qualsiasi settore, come avvocati, consulenti del lavoro, commercialisti, architetti, geometri, ingegneri, periti e chiunque abbia bisogno di protocollare documenti e pratiche attraverso un sistema che garantisca l’immediato accesso a tutte le informazioni archiviate, nonché gestire le scadenze e appuntamenti con i propri Clienti. Oltre a ciò, con il programma è possibile contabilizzare i movimenti di denaro in dare e avere, tenere un registro di primanota con calcolo del bilancio in attivo o passivo, controllare la situazione dei pagamenti insoluti e generare grafici statistici tridimensionali degli incassi ed esborsi.

Gestione Protocollo e Pratiche si propone, in sostanza, di rendere maggiormente efficienti le aziende e le amministrazioni attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, consentendo con poche operazioni di archiviare i documenti e la posta ricevuta, inviata o interna attraverso un sistema di registrazione di protocollo semplice e professionale. Ciascuna pratica può essere agganciata ad un Cliente e ad un consulente o curatore. Un potente sistema di ricerca consente di trovare informazioni in modo semplice e immediato nonché di identificare le pratiche il cui stato di lavorazione è ancora incompleto.

Gestione Protocollo e Pratiche consente allo studio di ridurre i tempi e dunque i costi di gestione delle pratiche, di migliorare l’organizzazione del lavoro e di determinare una maggiore tempestività di risposta rispetto alle richieste dei Clienti. Il software gestisce in maniera completa ed in semplici ambienti operativi tutti i processi collegati alle pratiche: archiviazione dei dati anagrafici dei Clienti, protocollazione della posta in archivi annuali, creazione del fascicolo, registrazione della documentazione legata a ciascuna pratica, ricerca delle informazioni in archivio, esportazione e stampa delle schede dei documenti o dei risultati di ricerca, registrazione dei movimenti monetari, controllo costante dello scadenzario dei pagamenti e degli appuntamenti con i propri Clienti.

L’applicazione Anagrafica Clienti memorizza le informazioni relative a persone o aziende allo scopo di facilitare la compilazione delle schede delle pratiche e dei movimenti di denaro grazie ad una semplice funzione di importazione dei dati dall’archivio. Questo ambiente di lavoro è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell’IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato.

L’applicazione Protocollo Posta è pensata per protocollare in archivi annuali la posta in entrata e in uscita e tutti i documenti interni relativi alla propria azienda, al proprio studio professionale e, più in generale, alla propria vita privata o lavorativa. Ogni documento protocollato può essere descritto indicando la tipologia di posta (in entrata, in uscita o interna), l’ufficio e l’operatore responsabile della protocollazione, la categoria di appartenenza del documento, la collocazione dell’originale cartaceo (ove esistente), l’oggetto, la data di spedizione e quella di ricezione, il formato e il numero di pagine, i riferimenti ad altri documenti, le annotazioni personali, il mittente e il destinatario con i relativi recapiti.

In fondo alla schermata è possibile allegare la copia digitale del documento protocollato, che l’utente del software potrà visualizzare in qualsiasi momento premendo il pulsante Apri. Il pulsante Allega file permette, inoltre, di allegare tre ulteriori documenti connessi a quello protocollato.

Il pulsante Riepilogo protocollo, contraddistinto dall’icona di una tabella a griglia, permette di visualizzare il riepilogo dei documenti registrati in un qualsiasi intervallo di tempo nell’anno solare nonché esportare lo stesso riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.

Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate nell’archivio del protocollo informatico utilizzando uno o più filtri di ricerca contemporaneamente.

La scheda descrittiva di un singolo documento può essere stampata su carta, mentre l’intero archivio del protocollo può essere esportato in un file di Excel.

L’applicazione Archivio Pratiche è studiata per gestire i fascicoli relativi ai servizi prestati a favore dei propri Clienti. L’operazione da effettuare per creare una nuova pratica è molto semplice. In primo luogo, facendo clic sul pulsante Archivio Pratiche nella schermata di partenza, l’utente avrà accesso ad un ambiente dedicato in cui dovrà indicare l’oggetto per esteso della pratica da creare, la sua tipologia, il numero di protocollo, la data di apertura del fascicolo e quella di chiusura (quest’ultima da compilare quando la pratica sarà chiusa), lo stato di avanzamento della pratica (aperta, in lavorazione, sospesa, non saldata, chiusa e saldata), una descrizione dei documenti principali che compongono la pratica, l’elenco dettagliato dei documenti associati al fascicolo, il nome del consulente o curatore, i dati del Cliente, le informazioni relative ai pagamenti saldati e a quelli da effettuare nonché qualsiasi altra annotazione.

La sezione Associa cartella permette di gestire una cartella abbinata alla pratica corrente in cui conservare le copie acquisite allo scanner dei documenti riferiti alla stessa pratica.

E’ possibile segnalare una pratica come urgente mettendo il segno di spunta nella relativa casella. L’elenco di tutte le pratiche contrassegnate come urgenti potrà essere visualizzato e stampato con pochi clic.

L’applicazione Scadenze e Appuntamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali relative, ad esempio, ai pagamenti da effettuare di essere avvertiti al sopraggiungere della data. L’utente può registrare un numero illimitato di scadenze per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all’ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. La presenza di appuntamenti imminenti viene segnalata sia in maniera visiva attraverso un messaggio informativo, sia in maniera sonora mediante un segnale acustico che si attiva automaticamente nel momento in cui si apre la finestra di lavoro.

L’applicazione Entrate e Uscite è l’ambiente in cui bisogna annotare tutte le operazioni relative ai pagamenti in dare e in avere che confluiranno nel registro di primanota della propria azienda.I dati del Pagatore e del Beneficiario possono essere digitati sul momento ma è anche possibile richiamarli dall’archivio anagrafico dei Clienti.

Il pulsante contraddistinto dall’icona di un orologio serve a visualizzare il riepilogo dei pagamenti in scadenza o scaduti e non saldati.

L’applicazione Primanota e Bilancio consente di visualizzare e stampare il registro di primanota della propria azienda con l’estratto conto dei movimenti in dare e in avere registrati in ogni anno solare, mostrando il riepilogo delle operazioni, il totale degli incassi, il totale degli esborsi e il bilancio in attivo o passivo equivalente alla differenza fra entrate e uscite.

L’applicazione Pagamenti Insoluti è studiata per visualizzare i riepiloghi dei pagamenti scaduti e non saldati relativamente alle entrate, alle uscite o ad entrambe le tipologie di movimento. Questa funzione risulta indispensabile per disporre in tempo reale di un elenco completo dei propri debitori a cui inviare un sollecito di pagamento, oppure per controllare che la propria ditta non sia in difetto con i propri creditori o con il fisco.

L’applicazione Grafici Statistici si compone di tre ambienti che permettono di visualizzare in maniera grafica l’andamento mensile delle entrate, quello delle uscite e, infine, il bilancio annuale degli incassi e degli esborsi.

L’ambiente per la rappresentazione grafica del bilancio delle entrate e uscite annuali funziona in maniera molto simile, con l’unica differenza che il grafico è composto soltanto da due elementi raffiguranti il totale degli incassi e degli esborsi registrati nell’intero anno solare.

Tutti gli archivi di Gestione Protocollo e Pratiche possono essere esportati in un file di Microsoft Excel. Il software può essere utilizzato anche su una chiavetta USB o in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L’acquisto di una singola licenza autorizza l’utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

L’accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall’utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave “autenticazione” (scritta senza le virgolette).

Gestione Protocollo e Pratiche, in definitiva, risolve egregiamente i problemi di gestione, controllo e reperimento della documentazione di lavoro organizzandola in agevoli fascicoli elettronici ed è quindi lo strumento ideale per le aziende, i professionisti o i privati cittadini che vogliono avvalersi del proprio computer per mettere ordine ai propri documenti di ogni genere al fine di averli a portata di mano ogni volta che servono.