Inventario Autofficina è un software semplice e intuitivo studiato per le officine meccaniche composto da diverse app interagenti che permettono di registrare l’anagrafica dei clienti e degli automezzi che entrano in officina, gestire i fornitori e il magazzino degli autoricambi ottenendo l’inventario parziale o totale degli articoli in giacenza, monitorare appuntamenti e scadenze riguardanti i veicoli da revisionare o da riparare, compilare, stampare e archiviare le schede dei lavori eseguiti sui mezzi dei clienti ed emettere preventivi, documenti di trasporto e fatture proforma.

L’app Anagrafica Clienti è utile per velocizzare la compilazione delle Schede di Lavoro, dei preventivi, dei documenti di trasporto e delle fatture proforma grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l’invio di e-mail al cliente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN. La scheda del cliente consente di registrare i suoi dati anagrafici e le informazioni relative all’automezzo di sua proprietà (tipo veicolo, marca e modello, telaio, data immatricolazione, alimentazione, targa). Se esistono importanti questioni in sospeso con il cliente, è possibile prenderne nota.

L’app Parco Automezzi permette di creare una scheda per ogni veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello, il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il colore, il tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano), i cavalli fiscali o kW, la cilindrata, la data e il prezzo di acquisto, i chilometri di percorrenza per litro di carburante, il numero di posti, la portata massima in tonnellate, il numero di assi, gli impianti e gli accessori in dotazione, la destinazione e l’uso, il numero dell’apparato Telepass e quello della tessera Viacard, il tipo di pneumatici montati e la classe di compatibilità ambientale. E’ inoltre possibile annotare gli incidenti subiti, il nome della compagnia di assicurazione e le condizioni attuali del veicolo.

L’app Anagrafica Fornitori è utile per velocizzare la compilazione delle schede del Magazzino Autoricambi grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica.

L’app Magazzino Autoricambi prevede l’archiviazione dei dati riguardanti i prodotti e i servizi che potranno poi essere richiamati per la compilazione dei preventivi, delle Schede di Lavoro, dei DDT e delle fatture proforma. E’ possibile catalogare prodotti e servizi di ogni genere, visualizzare un elenco di tutta la merce in esaurimento, ottenere l’inventario parziale o totale degli articoli in magazzino con il valore complessivo del capitale in deposito.

L’app Inventario Merce permette di visualizzare e stampare l’inventario di tutti i prodotti del proprio magazzino o soltanto di quelli appartenenti ad una tipologia.

L’app Scadenzario Manutenzioni consente di tenere sotto controllo scadenze e appuntamenti giornalieri, mensili o annuali dei veicoli da revisionare o da riparare e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. Le scadenze da gestire potrebbero riguardare gli interventi di manutenzione ordinaria o straordinaria sugli automezzi, i pagamenti delle tasse automobilistiche ma anche qualsiasi appuntamento preso con i clienti della propria autofficina.

L’app Schede di Lavoro è studiata per l’emissione del modulo di accettazione del veicolo in officina, ossia della scheda di lavorazione da stampare e consegnare al cliente su richiesta in cui registrare ogni intervento tecnico effettuato. Tale scheda riporta i dati dell’automezzo (targa, marca e modello, telaio, data di immatricolazione, tipo di alimentazione, livello del carburante, chilometri percorsi, data di scadenza del tagliando, livelli dell’olio, stato della garanzia), i dati del cliente, la data e l’ora dell’accettazione del veicolo in officina e il luogo in cui è stato effettuato l’intervento (ad esempio, presso l’officina o su strada), il nome del meccanico responsabile dei lavori, le anomalie segnalate dal cliente, i controlli effettuati, i lavori eseguiti, i ricambi e materiali utilizzati, le eventuali raccomandazioni per il cliente, la data e l’ora della riconsegna del veicolo al termine dei lavori. La scheda di lavorazione consente anche di annotare lo stato dei lavori, ossia se l’automezzo è stato riparato o revisionato, se non è riparabile o se è pronto per la riconsegna. Con un solo clic, si può visualizzare l’elenco degli automezzi non ancora riconsegnati ai clienti.

L’app Riepilogo Schede di Lavoro consente di ottenere un estratto conto degli incassi percepiti con gli interventi di riparazione o revisione effettuati dalla propria autofficina in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando il nome del cliente e/o la targa del suo automezzo come filtri di ricerca.

Inventario Autofficina dispone di ambienti di lavoro per la compilazione e la stampa (su carta o su file PDF) di preventivi, documenti di trasporto e fatture proforma. La compilazione dei documenti è facilitata dalla possibilità di importare i dati del cliente e le voci presenti nel magazzino degli autoricambi. E’ possibile utilizzare un logo personalizzato da far apparire nelle stampe e si può stabilire da che numero far partire la numerazione automatica dei documenti.

L’app Statistiche fatturato consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle entrate mensili in base alle fatture proforma emesse nell’anno solare selezionato. L’utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali.

Il software è utilizzabile anche in una LAN o su chiavetta USB. Tutti gli archivi sono esportabili in formato Excel.