Libro Soci e Bilancio è un software rivolto ad enti associativi, quali le associazioni sportive dilettantistiche o le associazioni senza scopo di lucro culturali, ricreative, filantropiche e assistenziali, che consente la tenuta del Libro Soci per avere costantemente il quadro della situazione relativa ai propri associati. Il programma permette, inoltre, di creare una dettagliata rubrica anagrafica dei soci del proprio circolo, club, associazione o ente e di registrare tutti i movimenti monetari in entrata e in uscita per avere a disposizione un registro di primanota sempre aggiornato e sapere se il bilancio allo stato attuale è in attivo o in passivo.

L’applicazione Archivio Anagrafico consente di schedare dettagliatamente tutti gli iscritti alla propria associazione indicando, per ognuno, il cognome e nome, il numero di tessera, l’importo della quota associativa, il luogo e la data di nascita, il codice fiscale, la data di iscrizione, l’indirizzo di residenza, le qualifiche possedute, l’incarico ricoperto all’interno dell’associazione, l’IBAN bancario, il recapito telefonico e l’indirizzo e-mail. I dati dell’associato potranno essere importati nel Libro Soci e nel registro di primanota velocizzandone la compilazione.

La scheda anagrafica permette, inoltre, di prendere nota della prossima scadenza dell’iscrizione al fine di essere avvertiti per tempo quando il socio dovrà versare la quota associativa per il rinnovo, specificando con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. L’ambiente per la gestione del Libro Soci mette a disposizione due applicazioni che consentono, rispettivamente, di creare un nuovo Libro Soci o di compilare un Libro Soci esistente.

Come è noto, il Libro Soci è il registro che ogni ente associativo deve obbligatoriamente conservare presso la propria sede legale in formato cartaceo o anche digitale, a condizione che mediante il computer può essere prodotta una stampa su carta in tempi rapidi. All’occorrenza, il Libro Soci deve essere esibito, nella sua forma più aggiornata, a richiesta delle autorità preposte al controllo, quali l’Agenzia delle Entrate, la Guardia di Finanza, i Vigili Urbani eccetera. L’associazione ha facoltà di adottare un Libro Soci per ogni anno solare oppure un unico Libro Soci per tutta la durata della sua attività.

L’applicazione Compilazione Libro Soci consente di gestire le singole pagine del registro degli iscritti, che devono essere numerate progressivamente. E’ buona norma far firmare ciascuna pagina del Libro Soci (compreso il frontespizio) dal Presidente e dal Segretario dell’associazione a dimostrazione della sua autenticità. Nel Libro Soci sono annotati i nominativi e i dati di tutti i soggetti regolarmente iscritti all’associazione. In particolare, il registro deve contenere i dati degli associati, cioè nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, codice fiscale, recapito telefonico, quota d’iscrizione versata e numero di tessera. Inoltre, per ogni iscritto deve essere riportata la data di ammissione nell’associazione, nonché l’eventuale data di uscita dalla stessa con indicazione del motivo. Un apposito campo di testo consente di inserire ogni ulteriore annotazione riferita a ciascun associato. In ogni pagina bisogna indicare il numero identificativo assegnato al Libro Soci (che dovrà coincidere con quello riportato nel frontespizio), la denominazione dell’associazione, il suo codice fiscale, il nome del Presidente e quello del Segretario.

L’applicazione Registrazione movimenti consente di annotare tutte le operazioni relative ai pagamenti in entrata e in uscita che confluiranno nel registro di primanota della propria associazione. E’ possibile visualizzare il riepilogo dei pagamenti in scadenza o scaduti e non saldati.

L’applicazione Riepilogo primanota e bilancio consente di visualizzare e stampare il registro di primanota della propria associazione con l’estratto conto dei movimenti in dare e in avere registrati in ogni anno solare, mostrando il riepilogo delle operazioni, il totale degli incassi, il totale degli esborsi e il bilancio in attivo o passivo equivalente alla differenza fra entrate e uscite.

Il registro di primanota che si ottiene visualizza il riepilogo di tutti gli incassi percepiti e le spese sostenute nel periodo specificato, riportando per ogni operazione il tipo di movimento (entrata o uscita), la causale, la data dell’operazione, il nome del Pagatore, il nome del Beneficiario e l’importo in entrata o in uscita. In calce, appaiono i totali delle entrate e delle uscite con relativo bilancio.

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale o su chiavetta USB.