De Parlaeus App voor papierloos vergaderen is onderdeel van de Parlaeus Suite voor openbaar bestuur. Met de Parlaeus App bereiden colleges, raadsleden, en bestuurders hun vergaderingen en overlegmomenten eenvoudig voor.
Door de integrale benadering van openbare besluitvorming in de Parlaeus Suite sluit de Parlaeus App nauw aan op de workflow van openbare organisaties. Uitgebreide rollen en rechten, bieden zelfs voor de meest complexe bijeenkomst aan elke deelnemer toegang tot de juiste stukken. Annotaties maken, delen en becommentariëren is eenvoudig. Annotaties worden door griffie of secretariaat eenvoudig verwerkt in onderliggende documenten.

De belangrijkste voordelen op een rij:

• Alle gebruikelijk voordelen papierloos vergaderen, plus:
• Integraal onderdeel van ambtelijke workflow.
• Uitgebreide rollen en rechten, eenvoudig toevoegen van vergaderdeelnemers
• Online en offline stukken lezen.
• Online en offline annoteren en becommentariëren
• Delen van annotaties, reageren op annotaties van anderen
• Altijd actuele stukken
• Smart tekst doorzoekbaar
• Overzicht over alle besluiten en historie

Hoe werkt het?
Parlaeus bestaat uit twee delen:
1 – De Parlaeus Suite, een online beheeromgeving voor de (ambtelijke) ondersteuning.
2 - De Parlaeus App voor vergaderdeelnemers.

Griffie, secretariaat en ambtelijke apparaat gebruiken de Parlaeus Suite (onder meer) om vergaderingen te organiseren en documenten te distribueren naar de online documentenbox van vergaderdeelnemers.
Vergaderdeelnemers hebben via de Parlaeus App toegang tot hun eigen online documentenbox. De documentenbox is ook toegankelijk via browsers.

Voordelen voor vergaderdeelnemers
Eenvoudig je vergadering voorbereiden. Voor elke vergadering heb je één pdf-vergaderdocument met daarin de agenda, vergaderdocumenten, notulen én ingekomen stukken. Je hebt dus geen eindeloze stapel verschillende losse documenten. Alles staat overzichtelijk bij elkaar.
Aantekeningen maken is simpel en je deelt ze – zelfs voorafgaand aan de vergadering – met collega’s of belanghebbenden. Ze blijven bewaard, ook na een update van de agenda of de bijbehorende documenten. Delen kan cross-platform, dus ook met collega’s die met Windows- of Android-tablets werken.
Het archief is direct beschikbaar én volledig tekst-doorzoekbaar.

Voordelen voor griffie en secretariaat
Griffies en secretariaten maken en beheren de vergaderingen via het vergaderdashboard in de Parlaeus Suite. Daarmee hebben ze maximale controle over alle informatie. Agenda’s maken en wijzigen is makkelijk. Wijzigingen aanbrengen kan tot op het allerlaatste moment voor de daadwerkelijke vergadering. Parlaeus sluit uitstekend aan op SharePoint, Corsa, Decos en andere documentmanagementsystemen. In één handeling verdeel je stukken over verschillende doelgroepen. Actiepunten en verslagen beheren is makkelijk. Je bouwt automatisch een digitaal archief op.

Voordelen voor voorzitters
Meer grip op de resultaten van de vergadering. De status van actiepunten is permanent inzichtelijk. Je kunt last minute de agenda-indeling aanpassen. Verkort de vergadertijd door vooraf aan de vergadering per agendapunt vragen te stellen aan deelnemers. Je hebt altijd alle besluiten en het complete archief beschikbaar.

Onderscheid t.o.v. andere aanbieders

• Integraal onderdeel van ambtelijke workflow oplossing
• Scherpe focus op verbinding met burgers (Open data)
• Online én offline stukken raadplegen
• In-App messaging
• Eenvoudig aantekeningen delen met anderen
• Volledig multiplatform
• Goede aansluiting op Sharepoint, Decos, Corsa, Verseon etc.
• ISO 27001/2(2013) gecertificeerd
• Gecertificeerde data-opslag in Nederland

Voor wie?

• Gemeenteraden
• Colleges van B en W
• Ambtelijke organisatie
• Waterschappen
• ZBO’s
• Gemeenschappelijke voorzieningen
• Provinciale staten
• Parlementen

Parlaeus: verbindt burger met bestuur. Meer weten? Kijk op: www.parlaeus.nl
Of bel ons: ++31 78 7370137