Prenota Posti Ok è un software facile e intuitivo progettato per gestire la prenotazione dei posti a sedere in eventi quali convegni, conferenze, congressi, presentazioni commerciali e meeting di ogni genere, ma anche gite o altri viaggi organizzati in pullman in cui è necessario sistemare i passeggeri sui mezzi. Il programma è composto da tre app interagenti che consentono di configurare la numerazione dei posti presenti nella struttura o luogo in cui si svolgono gli eventi, di creare i file di archivio relativi agli stessi eventi e, infine, di assegnare i posti a sedere man mano che arrivano le prenotazioni importando, se si desidera, l’elenco dei posti dalla lista configurata precedentemente.

L’applicazione Configurazione posti mette a disposizione un ambiente di lavoro nel quale è possibile elencare tutti i posti a sedere presenti nel luogo, sia all’aperto che al chiuso, in cui si svolgono gli eventi organizzati dalla propria azienda, associazione o ente, ad esempio convegni culturali, presentazioni di prodotti commerciali, conferenze di carattere politico, seminari e così via. Tale elenco potrà essere importato all’interno dell’ambiente predisposto per l’assegnazione dei posti nei singoli eventi da noi creati.

L’applicazione Creazione evento permette di generare un file di archivio riferito a un nuovo evento nel quale bisognerà gestire la prenotazione dei posti a sedere. Per creare un nuovo evento basta indicarne il nome per esteso nell’apposito campo di testo. Per individuare l’evento creato senza possibilità di errore, è buona norma assegnargli un nome il più possibile completo utilizzando parole chiave che indichino, ad esempio, il nome dell’organizzatore, il luogo o il giorno in cui si svolgerà, e così via.

L’applicazione Assegnazione posti a sedere è accessibile tramite il pulsante Apri evento, che va premuto dopo aver selezionato l’evento di interesse nell’elenco di selezione contenente tutti gli eventi creati. All’apertura della schermata di lavoro, viene visualizzata una lista vuota in cui bisogna inserire i singoli posti a sedere disponibili per l’evento selezionato per poi assegnarli alle persone che effettuano le prenotazioni.

L’elenco dei posti può essere alimentato importando la lista configurata precedentemente oppure aggiungendo i posti sul momento uno a uno. Per popolare l’elenco con la lista dei posti preconfigurata, bisogna semplicemente premere il pulsante Importa posti. Se invece si vuole aggiungere i posti sul momento, occorre fare clic su Aggiungi posto, indicare il nome o numero da attribuire al posto e, infine, premere Applica e chiudi. E’ possibile prenotare un posto o disdire una prenotazione effettuata in precedenza.

Quando un posto viene assegnato a una persona, il nome di quest’ultima appare nell’elenco dei posti a sedere unitamente al suo recapito telefonico. Si capisce, quindi, che per individuare i posti ancora liberi è sufficiente scorrere la lista e fare attenzione a ciascun posto non affiancato, appunto, dal nome della persona assegnataria. Se si desidera visualizzare il riepilogo dei posti totali, di quelli già prenotati e di quelli ancora liberi, basta premere il pulsante Riepiloga posti.

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale o su chiavetta USB.