Prenotazione Tavoli Ristorante è un software che offre a chi gestisce un ristorante un semplice e accurato sistema di prenotazione dei tavoli per colazioni, pranzi e cene. Il programma permette di gestire un numero illimitato di tavoli di qualunque capienza e di registrare le prenotazioni dei pasti nei minimi dettagli per essere pronti a servire i clienti nel modo migliore. Con pochi clic, si è in grado di visualizzare e stampare in ogni momento l’elenco completo delle prenotazioni del giorno, di una certa data o di un qualsiasi intervallo di tempo.

L’applicazione Prenotazione Tavoli mette a disposizione un ambiente per la registrazione delle prenotazioni di colazioni, pranzi e cene. La prima operazione da effettuare quando un cliente chiama il ristorante per prenotare uno o più tavoli consiste nel selezionare l’anno solare a cui la prenotazione si riferisce.

Una volta entrati nell’ambiente per la registrazione della prenotazione, bisogna fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo che interessano e premere il pulsante Salva. Per modificare una prenotazione esistente, bisogna visualizzarla nella schermata di lavoro usando le frecce di scorrimento delle schede o la funzione di ricerca, apportare le modifiche desiderate e premere Salva.

In ogni scheda è possibile indicare il giorno a cui la prenotazione si riferisce, l’ora in cui il cliente prevede di arrivare al ristorante, lo stato attuale della prenotazione (confermata, da confermare o annullata), il nome del cliente, un suo recapito telefonico preferenziale, l’indirizzo di posta elettronica, il numero totale di persone per cui si intende prenotare, il pasto per cui si prenota (colazione, pranzo o cena), i tavoli assegnati, eventuali segnalazioni fatte dal cliente (ad esempio, relativamente alla collocazione dei tavoli), il nome del cameriere addetto al servizio e ogni ulteriore annotazione. Se la prenotazione si riferisce al giorno corrente, è possibile compilare velocemente i campi della data e dell’ora facendo clic sull’icona della freccia rossa presente nel riquadro della data.

Dopo aver inserito una scheda di prenotazione in archivio, è possibile inviare un messaggio e-mail al cliente a conferma dell’avvenuta registrazione della sua prenotazione. A tal fine, è sufficiente fare clic sul pulsante Invia posizionato a destra del campo di testo riservato all’indirizzo di posta elettronica.

Se si ha bisogno di registrare una prenotazione molto simile ad un’altra già presente in archivio (perché, ad esempio, riferita ad un cliente abitudinario), è possibile velocizzare l’operazione duplicando la scheda esistente. Per fare ciò, bisogna innanzitutto visualizzare a schermo la scheda da duplicare, fare clic sul pulsante Duplica, inserire la data a cui la nuova prenotazione si riferisce, apportare eventuali altre modifiche e, infine, premere il pulsante Salva.

Per trovare le schede delle prenotazioni in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l’elenco di tutte le prenotazioni effettuate da un cliente specifico, di quelle riferite a un determinato pasto (colazione, pranzo o cena) oppure in cui il servizio è stato assegnato allo stesso cameriere. I risultati della ricerca possono essere stampati su carta.

I campi di testo relativi all’ora di fine pasto e al totale pagato dai clienti andrebbero compilati al termine del servizio. La registrazione di queste informazioni consente di utilizzare l’archivio delle prenotazioni anche per costruirsi uno storico dei servizi prestati dal proprio ristorante con la possibilità di riepilogare gli importi totali incassati in un giorno, in un mese o in un qualsiasi arco di tempo.

E’ possibile visualizzare la scheda di ogni singola prenotazione in anteprima o stamparla direttamente su carta. Inoltre, l’intero archivio annuale delle prenotazioni può essere esportato in un file di Excel.

L’applicazione Calendario Servizi consente di ottenere i riepiloghi giornalieri, mensili e per intervallo di tempo delle prenotazioni dei tavoli effettuate dai clienti. Grazie a questa app è quindi possibile sapere in ogni momento quanti clienti hanno prenotato la colazione, il pranzo o la cena oggi, domani o in un qualsiasi altro giorno.

Per visualizzare i riepiloghi delle prenotazioni, bisogna indicare negli appositi campi la data corrente, un giorno di propria scelta, un mese o gli estremi di un intervallo di tempo e premere il pulsante Visualizza. Così facendo si ottiene l’elenco completo di tutte le prenotazioni registrate in archivio riferite al periodo selezionato con in calce il totale complessivo percepito.

Il riepilogo così ottenuto mostra, per ogni prenotazione, la data e l’ora del pasto prenotato, il nome del cliente, il suo telefono preferenziale, il numero totale di persone, lo stato della prenotazione (confermata, da confermare o annullata) e l’importo totale incassato. Si capisce che l’importo totale incassato è un’informazione che andrebbe registrata al termine del servizio se si vuole tenere sotto controllo i guadagni percepiti.

Per rintracciare una certa prenotazione nell’elenco del riepilogo si può utilizzare la funzione di ricerca presente in cima alla schermata di lavoro. A tal fine, si può, ad esempio, indicare il nome del cliente di interesse e premere il pulsante Trova. In questo modo, la prima voce in elenco riferita al cliente indicato apparirà selezionata nella parte visibile della lista. Per spostarsi sulla prenotazione successiva riferita allo stesso cliente, basterà fare nuovamente clic sul pulsante Trova.

Il pulsante Stampa riepilogo permette di ottenere su carta il riepilogo delle prenotazioni visualizzato in quel momento.

Tutti gli archivi di Prenotazione Tavoli Ristorante possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L’acquisto di una singola licenza autorizza l’utente ad installare il software su tutte le macchine di sua proprietà.

L’accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall’utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave “autenticazione” (scritta senza le virgolette).

Prenotazione Tavoli Ristorante può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull’icona dell’applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.

Prenotazione Tavoli Ristorante è quindi lo strumento ideale per i gestori dei ristoranti che vogliono avvalersi del proprio computer per gestire velocemente le prenotazioni dei tavoli e tenere sotto controllo il numero di clienti che bisognerà servire in una certa data o intervallo di tempo. L’utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.