Registro Incassi e Pagamenti è un software rivolto alle imprese di qualsiasi genere che consente di registrare l’anagrafica di clienti e fornitori e la prima nota delle entrate e delle uscite tenendo due distinti registri, ossia uno per gli incassi e l’altro per i pagamenti. Il programma permette, quindi, di avere sempre a portata di mano l’elenco dei clienti da contattare per eventuali questioni in sospeso e i recapiti dei fornitori per effettuare nuovi ordinativi di merce. Nel Registro degli incassi si potrà annotare ogni singola fornitura di beni o servizi a favore della propria clientela, mentre nel Registro dei pagamenti si potrà tenere traccia di ogni acquisto di prodotti effettuato dalla propria ditta.

L’applicazione Anagrafica Clienti memorizza le informazioni relative alle persone o ditte a cui si forniscono i propri prodotti o servizi. Questo archivio anagrafico facilita la compilazione delle schede del Registro delle entrate grazie ad una funzione di importazione dei dati. Tale app è, in effetti, una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell’IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al cliente selezionato.

Se esistono importanti questioni in sospeso con la persona o ditta, è possibile prenderne nota nel relativo campo di testo La funzione Cartella associata rende possibile abbinare alla scheda un numero illimitato di documenti di qualsiasi formato riguardanti il cliente, ad esempio la copia digitale del contratto da lui stipulato con la ditta.

L’applicazione Registro Incassi permette di archiviare le schede riguardanti i prodotti o servizi forniti a ogni cliente descrivendo dettagliatamente ciascuna operazione. Ciascuna operazione va dettagliata indicando il numero e la data di emissione della fattura o ricevuta, il nome del cliente e il suo codice fiscale, la data dell’operazione, il codice identificativo e la tipologia di prodotto o servizio fornito, la descrizione del medesimo prodotto o servizio, i dettagli dell’operazione, l’importo totale dovuto dal cliente e l’acconto versato. Ogni ulteriore informazione ritenuta utile può essere inserita nel campo delle note.

La casella Conto da saldare deve essere spuntata se il prodotto o servizio fornito descritto nella scheda non è stato ancora pagato. Le ricerche funzionano anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute in un qualsiasi campo. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutti i prodotti o servizi forniti in una certa data, di quelli riferiti a un determinato cliente oppure di tutte le operazioni registrate per un prodotto o servizio specifico.

L’utente del software ha la possibilità di allegare fino a tre file alla scheda di ciascuna operazione. Tale funzione potrebbe quindi risultare utile se si vuole allegare qualsiasi documento riguardante il prodotto o servizio registrato.

L’applicazione Riepilogo Entrate consente di ottenere un estratto conto degli importi incassati in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando come filtri di ricerca il nome del cliente e/o il codice del prodotto o servizio fornito. L’estratto conto che si ottiene mostra l’elenco di tutte le entrate registrate nel periodo specificato, riportando per ognuna di esse la data dell’operazione, il codice e la descrizione del prodotto o servizio, il nome del cliente e l’importo incassato.

L’applicazione Anagrafica Fornitori è utile per velocizzare la compilazione delle schede del Registro dei pagamenti grazie alla possibilità di importare i dati, ma può essere usata anche come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l’invio di e-mail al fornitore, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.

Nell’archivio dei fornitori è possibile annotare la denominazione della ditta fornitrice, il nome del titolare o responsabile, l’indirizzo dell’azienda, le modalità di pagamento concordate, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l’indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il fornitore desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza e l’IBAN bancario. Le schede dei fornitori consentono, inoltre, di registrare le informazioni relative agli articoli che si acquistano abitualmente da ognuno di loro, gli sconti praticati e le modalità di ordine merce. Il campo “Note” può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al fornitore.

L’applicazione Registro Pagamenti permette di archiviare le schede riguardanti i pagamenti sostenuti dalla propria ditta per i prodotti acquistati o i servizi ricevuti dai fornitori descrivendo dettagliatamente ciascuna operazione. Per ogni ricerca si può utilizzare uno o più campi contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere il riepilogo di tutti i prodotti o servizi forniti in una certa data, di quelli riferiti a un determinato fornitore oppure di tutte le operazioni registrate per un prodotto o servizio specifico. I risultati di ricerca possono essere stampati su carta.

L’applicazione Riepilogo Uscite consente di ottenere un estratto conto degli importi pagati in un qualsiasi intervallo di tempo utilizzando come filtri di ricerca il nome del fornitore e/o il codice del prodotto o servizio fornito. L’estratto conto che si ottiene mostra l’elenco di tutte le uscite registrate nel periodo specificato, riportando per ognuna di esse la data dell’operazione, il codice e la descrizione del prodotto o servizio, il nome del fornitore e l’importo pagato.

Il software può essere utilizzato anche in una rete locale o su chiavetta USB.