Registro Visitatori Entrate e Uscite è un software facile e intuitivo da utilizzarsi nei locali adibiti alla ricezione dei Visitatori per rilevarne i dati al loro arrivo e quando lasciano la sede. Il programma consente, ad esempio, di gestire l’accettazione delle persone che assistono a convegni, assemblee, conferenze o quant’altro registrando l’entrata e l’uscita di ogni partecipante.

L’applicazione può essere utile al personale addetto alla reception di una qualsiasi struttura residenziale, alberghiera o aziendale per tenere traccia dell’arrivo e della partenza di ospiti, Visitatori o partecipanti a incontri di lavoro, briefing, presentazioni commerciali e così via.

Il software mette a disposizione un database per memorizzare l’anagrafica del personale addetto alla registrazione delle entrate e delle uscite nonché dei Visitatori abituali allo scopo di facilitare la compilazione delle schede delle visite importando i dati dall’archivio.

L’Archivio Anagrafico è una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate con cui è possibile controllare la validità del numero di partita IVA, del codice fiscale, dell’IBAN bancario e del numero di carta di credito, nonché inviare un messaggio e-mail al nominativo selezionato. Registrando le informazioni in questo archivio sarà possibile compilare in pochi secondi le schede di rilevazione delle presenze dei Visitatori utilizzando una semplice funzione di importazione dei dati.

Nell’Archivio Anagrafico è possibile annotare il codice identificativo del Visitatore o Cliente, la categoria, l’indirizzo di residenza, la zona di appartenenza, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l’indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il Visitatore desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi di un documento di riconoscimento, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza, l’IBAN bancario, i prodotti e servizi di interesse nonché le modalità di pagamento. Il campo Note può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al Visitatore.

La scheda del Visitatore consente, inoltre, di registrare i dati relativi ad un eventuale acquisto rateale indicando la data in cui deve essere pagata la prossima rata per poter avvisare il Cliente all’approssimarsi della scadenza. Si può tenere traccia dell’importo totale dovuto e dell’ammontare della singola rata, nonché specificare il tipo di frazionamento che è stato applicato, la data di decorrenza dei pagamenti e con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Con un solo clic si potrà visualizzare e stampare l’elenco di tutte le rate in scadenza o già scadute.

E’ possibile abbinare una cartella a ciascuna scheda in cui conservare un numero illimitato di documenti riferiti al Visitatore. Esiste anche la funzione Allega file che consente di associare alla scheda tre file esterni descrivendone il contenuto in apposite caselle.

Con il pulsante Trova si potranno effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l’elenco di tutti i Visitatori a cui sono state abbinate determinate note oppure dei Visitatori che sono interessati ad un certo prodotto o servizio. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati. L’intero archivio dei Visitatori è esportabile in Excel, mentre la singola scheda anagrafica può essere stampata su carta.

L’Archivio Visite è l’applicazione per gestire le schede da compilarsi all’arrivo dei Visitatori. Tale archivio permette di registrare per ogni Visitatore la data e l’ora di entrata e di uscita dalla sede, gli estremi di un documento di riconoscimento, il numero della tessera che autorizza all’ingresso da esporre sulla giacca e da riconsegnare all’uscita, il cellulare del Visitatore, il suo codice fiscale, il motivo della visita e il nome dell’operatore che effettua la registrazione. Esiste anche un campo riservato all’annotazione di qualsiasi informazione aggiuntiva, ad esempio della targa dell’auto del Visitatore o della ricevuta relativa alla giacca da lui lasciata nel guardaroba della reception.

La scheda di rilevazione della presenza del Visitatore può essere stampata in duplice copia su un unico foglio A4, in modo da consegnare una copia al Visitatore e trattenere l’altra. L’intero registro delle presenze può essere invece esportato in un foglio di Microsoft Excel. L’utente del software ha anche la possibilità di visualizzare riepiloghi dei Visitatori non ancora usciti, oppure di quelli entrati o usciti nella giornata corrente.

L’applicazione Statistiche visite mensili consente di visualizzare e stampare grafici statistici sulle visite mensili in base agli ingressi registrati nell’anno solare selezionato. L’utente può scegliere se visualizzare i dati sotto forma di grafico a torta oppure di grafico a barre tridimensionali. Il grafico mostra le visite relative a ciascun mese dell’anno.

Il grafico che appare è costituito da dodici barre tridimensionali, ognuna corrispondente a un mese dell’anno solare. Più la barra è alta, più le visite sono state numerose. L’utente ha la possibilità di visualizzare le stesse statistiche sotto forma di grafico a torta. Il pulsante Stampa grafico consente di ottenere su carta il grafico visualizzato in quel momento unitamente ai dati relativi alle visite mensili.

Registro Visitatori Entrate e Uscite dispone di un ambiente di lavoro che permette di visualizzare il riepilogo delle visite registrate selezionando un qualsiasi intervallo di tempo all’interno dell’anno solare e indicando all’occorrenza il motivo della visita. In questo modo è possibile, ad esempio, ottenere l’elenco di tutti i partecipanti ad un determinato evento escludendo ogni altro nominativo. Ovviamente è anche possibile ottenere l’elenco di tutti i Visitatori registrati in un certo intervallo di tempo a prescindere dal motivo della visita. Tale riepilogo mostra anche il totale complessivo dei Visitatori e può essere mandato in stampa.

Il software può essere utilizzato anche su chiavetta USB o in una rete locale se si ha necessità di condividere gli archivi fra più postazioni di lavoro. L’acquisto di una singola licenza autorizza l’utente ad installare il programma su tutte le macchine di sua proprietà.

L’accesso al software è protetto da una password aggiornabile dall’utente che può essere cambiata tutte le volte che si desidera. Per il primo accesso al programma, bisogna utilizzare la parola chiave “autenticazione” (scritta senza le virgolette).

Registro Visitatori Entrate e Uscite è quindi lo strumento ideale per chiunque abbia bisogno di rilevare le presenze di personale esterno nell’ambito di una realtà lavorativa o di un contesto culturale. L’utente rimarrà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.