Stampa Tessere Associazioni 5.0 è un software costituito da diverse app interagenti che permettono di creare un archivio anagrafico dei Soci, lavoratori e dipendenti di ogni tipo, di stamparne le tessere complete di foto acquisite direttamente con la propria WebCam o tramite una comune macchina fotografica digitale, di gestire le iscrizioni con la possibilità di visualizzare in qualsiasi momento le scadenze imminenti, di monitorare i pagamenti effettuati e quelli da effettuare, di curare la tenuta del Libro Soci per avere costantemente il quadro della situazione relativa ai propri associati e, infine, di registrare tutti i movimenti monetari in entrata e in uscita per avere a disposizione un registro di primanota sempre aggiornato e sapere se il bilancio allo stato attuale è in attivo o in passivo.

Il programma è quindi rivolto a qualsiasi associazione, circolo culturale, club, scuola, ente, azienda statale o privata che, oltre a gestire l’archivio anagrafico del personale, il Libro Soci, gli importi incassati e le spese sostenute, voglia creare e stampare velocemente tessere di iscrizione o pass identificativi per ciascun Socio o dipendente da mettere in mostra sulla giacca per essere riconosciuti all’interno del proprio circolo o ambiente lavorativo. Il formato di tessera utilizzato dal software è quello standard caratteristico delle carte bancomat o simili.

L’Archivio Soci è un ambiente in cui registrare il cognome e il nome di ogni persona, la carica, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo di residenza, la quota sociale versata, il codice fiscale, la partita IVA, il numero di carta di credito, i recapiti telefonici, l’indirizzo di posta elettronica, il numero di tessera, la data di rilascio e quella di scadenza. Ciascuna scheda può essere corredata di una foto del tesserato in formato Jpeg o Bitmap che viene ridotta in scala in automatico per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E’ comunque possibile visualizzare l’immagine nelle sue dimensioni reali a tutto schermo facendo clic sull’icona della lente di ingrandimento.

L’archivio dei tesserati può quindi essere usato come una completa rubrica elettronica dotata di funzioni avanzate quali l’invio di e-mail, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e dell’IBAN bancario. La sua funzione principale è comunque quella di registrare i dati dei Soci che dovranno comparire sui tesserini di riconoscimento. Inoltre, i nomi dei tesserati potranno essere importati nello scadenzario dei pagamenti, nel Libro Soci e nel registro di primanota per velocizzarne la compilazione.

Quando si compila la scheda di un Socio bisogna indicare con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati rispetto alla data di scadenza della tessera. Il software consente di visualizzare e di stampare lo scadenzario delle iscrizioni con l’elenco di tutte le tessere in attesa di rinnovo e di inviare al Socio un messaggio e-mail per avvisarlo della scadenza imminente.

Per allegare una foto del Socio, si può acquisirne l’immagine con la propria WebCam. La foto del Socio viene ridotta in scala automaticamente per adeguarsi alle dimensioni del riquadro di anteprima. E’ comunque possibile visualizzare l’immagine a tutto schermo facendo clic sull’icona dello zoom. Se si preferisce, anziché fotografare il Socio con una WebCam, si può scattargli una foto in formato Jpeg con una macchina fotografica digitale e importarla nella scheda anagrafica.

Per trovare le schede dei Soci in archivio è possibile utilizzare uno o più filtri di ricerca contemporaneamente. Ad esempio, si può ottenere l’elenco di tutti i Soci residenti in un certo comune, che ricoprono una certa carica o che hanno versato una determinata quota associativa.

La funzione Allega file consente di abbinare a ciascun Socio fino a tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, la copia acquisita allo scanner del documento di riconoscimento o del contratto firmato con la propria azienda o associazione.

L’applicazione Stampa tessera singola serve sia alla stampa dei singoli tesserini di riconoscimento sia all’inserimento dei dati e del logo dell’ente o associazione che dovranno comparire nei tesserini stessi. Ogni tesserino di riconoscimento contiene i dati e il logo dell’organizzazione nonché il numero identificativo, il nome e il cognome del tesserato, la sua foto, la carica ricoperta, la data di rilascio della tessera e la data di scadenza.

Per facilitare la stampa delle tessere, il software consente di impostare adeguatamente i margini di stampa superiore e sinistro nel caso in cui i valori di partenza non coincidano con quelli richiesti dalla propria stampante. La possibilità di definire i margini rende il software compatibile con qualsiasi modello di stampante. L’utente potrà effettuare la stampa della tessera non solo su una scheda plastificata formato bancomat (qualora disponga di una stampante predisposta) ma anche su un comune foglio in formato A4 oppure su un cartoncino di dimensioni ridotte. E’ possibile visualizzare l’anteprima del tesserino prima di effettuare la stampa.

La foto che appare nella tessera è quella che è stata salvata in formato Jpeg o Bitmap nella scheda del tesserato selezionato.

L’app Stampa più tessere è studiata per stampare fino a nove diversi tesserini su uno stesso foglio A4. L’utente del software può selezionare quali tesserini stampare importandoli uno a uno dall’archivio anagrafico. Prima di effettuare la stampa su carta, l’utente può visualizzare l’anteprima dell’intera pagina in formato A4 contenente i tesserini.

L’applicazione Scadenzario pagamenti consente di tenere sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali relative ai pagamenti da effettuare e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. L’utente può registrare un numero illimitato di scadenze per ciascun giorno. Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all’ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.

L’applicazione Compilazione Libro Soci consente di gestire le singole pagine del registro degli iscritti, che devono essere numerate progressivamente. E’ buona norma far firmare ciascuna pagina del Libro Soci (compreso il frontespizio) dal Presidente e dal Segretario dell’associazione a dimostrazione della sua autenticità.

Il pulsante Frontespizio permette di creare e stampare la pagina da utilizzare come copertina del Libro Soci. Infatti, per facilitare l’identificazione del Libro Soci, è consigliabile aggiungere un frontespizio contenente i dati dell’associazione (denominazione, sede legale, attività svolte, codice fiscale, estremi iscrizione, recapiti telefonici e di posta elettronica), il nome del Presidente e quello del Segretario, il numero o codice assegnato al Libro Soci e il totale degli iscritti. Appositi pulsanti consentono di visualizzare un’anteprima del frontespizio e di stamparlo su carta.

Nel Libro Soci sono annotati i nominativi e i dati di tutti i soggetti regolarmente iscritti all’associazione. In particolare, il registro deve contenere i dati degli associati comprensivi di quota d’iscrizione versata e numero di tessera. Inoltre, per ogni iscritto deve essere riportata la data di ammissione nell’associazione, nonché l’eventuale data di uscita dalla stessa con indicazione del motivo.

E’ possibile velocizzare la registrazione degli associati nel Libro Soci importando i dati dall’archivio anagrafico. In qualsiasi momento è possibile visualizzare l’anteprima di stampa della pagina corrente del Libro Soci facendo clic sul pulsante Anteprima.

L’applicazione Registrazione movimenti è l’ambiente in cui bisogna annotare tutte le operazioni relative ai pagamenti in entrata e in uscita che confluiranno nel registro di primanota della propria associazione.

I dati del Pagatore e del Beneficiario possono essere digitati sul momento ma è anche possibile richiamarli dall’archivio anagrafico dei soci.

L’applicazione Riepilogo primanota e bilancio consente di visualizzare e stampare il registro di primanota della propria associazione con l’estratto conto dei movimenti in dare e in avere registrati in ogni anno solare, mostrando il riepilogo delle operazioni, il totale degli incassi, il totale degli esborsi e il bilancio in attivo o passivo equivalente alla differenza fra entrate e uscite.

Il registro di primanota può essere stampato su carta facendo clic sull’apposito pulsante.

Conformemente alla normativa sulla privacy, l’accesso al software è protetto da una password che deve essere costituita da almeno otto caratteri e che può essere cambiata dall’utente autorizzato tutte le volte che desidera. Per il primo accesso al programma e dopo ogni installazione, bisogna utilizzare la parola chiave “autenticazione” (scritta senza le virgolette).

Stampa Tessere Associazioni 5.0 può essere utilizzato anche in una rete locale o su chiavetta USB. E’ quindi il programma ideale per qualsiasi associazione, ente o ditta in cerca di uno strumento veloce per la stampa di tesserini di riconoscimento con foto digitali nonché per la gestione delle scadenze delle iscrizioni, dei pagamenti e della tenuta del Libro Soci. L’utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.